Sécurité et conformité

KODE AI Inc. exerce dans le respect des cadres suivants :

• Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25, Québec)
• Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE, Canada)
• Règlement général sur la protection des données (RGPD) pour les personnes concernées établies dans l'Union européenne
• Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) pour les communications électroniques commerciales

Tout mandat est encadré par un engagement de confidentialité couvrant l'ensemble des informations auxquelles KODE accède : données commerciales, financières, opérationnelles et relatives au personnel.

Cet engagement survit à la fin du mandat. Aucune information client n'est communiquée à un tiers, utilisée à des fins commerciales, ni citée en référence sans autorisation écrite préalable.

Chaque collaborateur ou partenaire technique intervenant sur un mandat est lié par un engagement équivalent.

Les données traitées dans le cadre de nos mandats sont hébergées chez des fournisseurs disposant de centres de données situés au Canada ou dans l'Union européenne, selon la nature du traitement.

Lorsqu'un traitement implique une communication hors du Québec, KODE procède préalablement à l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée exigée par la Loi 25 et s'assure que le renseignement bénéficie d'une protection adéquate.

La localisation précise des données applicable à un mandat est communiquée au client sur demande et précisée aux conditions générales.

• Chiffrement des communications en transit (TLS 1.2 ou supérieur)
• Chiffrement des données au repos chez l'ensemble des fournisseurs retenus
• Authentification à deux facteurs obligatoire sur tous les accès professionnels
• Gestion des accès selon le principe du moindre privilège : chaque intervenant n'accède qu'aux informations nécessaires à sa mission
• Révocation immédiate des accès à la fin d'un mandat ou d'une collaboration
• Sauvegardes régulières et vérifiées
• Journalisation des accès aux environnements sensibles

• Politique interne de protection des renseignements personnels
• Responsable de la protection des renseignements personnels désigné
• Revue périodique des fournisseurs et de leurs engagements de sécurité
• Procédure documentée de gestion des incidents de confidentialité
• Registre des incidents tenu conformément à la Loi 25

Certaines de nos solutions s'appuient sur des modèles de traitement automatique fournis par des tiers.

Les données transmises à ces modèles ne sont pas utilisées pour leur entraînement : KODE retient exclusivement des offres professionnelles excluant contractuellement cette réutilisation.

Les données transmises sont limitées au strict nécessaire pour la finalité poursuivie. Aucune donnée sensible n'est transmise à un modèle sans instruction écrite du client.

Chaque livrable destiné au client fait l'objet d'une revue humaine avant transmission.

En cas d'incident de confidentialité, KODE :

• prend sans délai les mesures raisonnables pour en limiter les effets
• évalue le risque de préjudice sérieux pour les personnes concernées
• avise la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées lorsque ce risque est établi
• consigne l'incident au registre prévu par la Loi 25
• informe le client concerné dans les meilleurs délais

Les solutions déployées par KODE sont documentées et transférables.

À la fin d'un mandat, le client dispose de la documentation nécessaire pour exploiter, faire évoluer ou faire reprendre par un tiers les circuits mis en place. Aucun mécanisme de dépendance technique n'est introduit.

Sur demande écrite, KODE restitue ou détruit les données client en sa possession, sous réserve des obligations légales de conservation.

KODE intervient dans le cadre d'une obligation de moyens, conformément aux standards de la profession du conseil.

L'engagement contractuel de KODE porte sur le fonctionnement de la solution livrée : si celle-ci n'est pas fonctionnelle dans les 30 jours suivant sa livraison, KODE la corrige ou rembourse le client selon les modalités prévues aux conditions générales.

Les projections de gain communiquées au cours d'un diagnostic ou d'un audit constituent des estimations établies sur les données transmises par le client. Elles ne constituent pas un engagement contractuel de résultat.

Pour toute question relative à la sécurité ou à la conformité :

• KODE AI Inc.
• 4388, rue Saint-Denis, bureau 200
• Montréal (Québec) H2J 2L1, Canada
• contact@kode-strategy.com
• +1 438-819-2016