Politique de confidentialité

Conformément à la Loi 25, KODE AI Inc. a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels :

• Gauthier Sonneville, co-fondateur
• contact@kode-strategy.com
• +1 438-819-2016

Toute question, demande d'accès, de rectification ou plainte relative au traitement de vos renseignements personnels doit lui être adressée.

KODE recueille uniquement les renseignements que vous transmettez volontairement, ainsi que des données techniques limitées.

Renseignements transmis volontairement

• Formulaire de contact : nom, courriel, entreprise, message
• Prise de rendez-vous : nom, courriel, téléphone, entreprise, réponses aux questions de qualification
• Échanges commerciaux : informations relatives à votre organisation et à vos processus, communiquées dans le cadre d'un diagnostic ou d'un mandat

Données techniques

• Adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation, pages consultées, durée de consultation, site référent
• Ces données ne sont recueillies qu'après consentement aux témoins de mesure d'audience

KODE ne recueille aucune donnée sensible au sens de la Loi 25 : ni donnée de santé, ni donnée biométrique, ni renseignement financier personnel.

Chaque renseignement est recueilli pour une finalité déterminée :

• Répondre à vos demandes d'information
• Planifier et préparer les échanges de découverte et de diagnostic
• Établir des propositions commerciales et exécuter les mandats confiés
• Émettre les documents contractuels et les factures
• Respecter les obligations légales, comptables et fiscales applicables
• Mesurer l'audience du site et en améliorer le fonctionnement, sous réserve de consentement

Aucun renseignement n'est utilisé à une finalité incompatible avec celle pour laquelle il a été recueilli sans votre consentement préalable.

Selon la juridiction applicable, le traitement repose sur :

• votre consentement, pour la mesure d'audience et les communications commerciales
• l'exécution de mesures précontractuelles ou du contrat, pour les échanges commerciaux et les mandats
• l'intérêt légitime de KODE à assurer la sécurité et le bon fonctionnement de son site
• le respect d'obligations légales, notamment comptables et fiscales

• Demande de contact sans suite : 24 mois à compter du dernier échange
• Prospect en cours de qualification : 36 mois à compter du dernier contact
• Client : durée de la relation contractuelle, puis 7 ans à compter de son terme, conformément aux obligations comptables et fiscales canadiennes
• Données de mesure d'audience : 14 mois maximum
• Témoins de connexion : 13 mois maximum

À l'expiration de ces durées, les renseignements sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés de façon irréversible.

KODE ne vend, ne loue et n'échange aucun renseignement personnel.

Certains renseignements sont traités par des fournisseurs de services agissant pour le compte de KODE, dans le cadre strict des finalités décrites ci-dessus :

• HubSpot, Inc. — gestion de la relation client et prise de rendez-vous — hébergement des données au Canada
• Google LLC — messagerie professionnelle et espace de travail
• Brevo — envoi de communications par courriel
• Fireflies.ai — transcription des échanges, uniquement avec l'accord préalable et explicite des participants
• PandaDoc, Inc. — établissement et signature des documents contractuels

Chacun de ces fournisseurs est lié par des engagements contractuels de confidentialité et de sécurité. Certains sont établis hors du Canada ; KODE a procédé à l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée requise par la Loi 25 avant toute communication hors Québec.

KODE peut également être tenue de communiquer des renseignements à une autorité publique lorsque la loi l'exige.

KODE utilise des traitements automatisés pour préparer l'analyse opérationnelle transmise à ses prospects et clients.

Aucune décision produisant un effet juridique ou vous affectant de manière significative n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé. Chaque analyse est revue et validée par une personne avant d'être communiquée. Vous pouvez à tout moment demander des informations sur les renseignements utilisés et présenter vos observations.

Vous disposez des droits suivants, sans frais :

• Accès — obtenir la confirmation que des renseignements vous concernant sont détenus et en recevoir communication
• Rectification — faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque
• Retrait du consentement — retirer à tout moment un consentement précédemment donné
• Suppression — demander la destruction d'un renseignement dont la conservation n'est plus justifiée
• Portabilité — recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé
• Cessation de diffusion — demander la désindexation d'un renseignement vous concernant lorsque les conditions légales sont réunies
• Opposition — vous opposer au traitement de vos renseignements à des fins de prospection

Adressez votre demande à contact@kode-strategy.com. KODE répond dans un délai de 30 jours.

En cas de désaccord, vous pouvez saisir la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca), le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca) ou, si vous résidez dans l'Union européenne, l'autorité de contrôle de votre pays de résidence.

Les mesures de protection mises en œuvre sont détaillées sur la page Sécurité et conformité.

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, KODE en avise sans délai la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, et tient le registre prévu par la Loi 25.

KODE peut modifier la présente politique afin de refléter une évolution de ses pratiques ou du cadre légal. La date de dernière mise à jour figure en tête de page. Toute modification substantielle fait l'objet d'une information sur le site.

KODE AI Inc.

À l'attention du responsable de la protection des renseignements personnels

• 4388, rue Saint-Denis, bureau 200
• Montréal (Québec) H2J 2L1, Canada
• contact@kode-strategy.com
• +1 438-819-2016